Digitalisierung in der Gastronomie - 10 Do's & Dont's

Digitalisierung, insbesondere in der Gastronomie, ist derzeit in aller Munde. Doch wie sollte man dieses Projekt überhaupt angehen? Mit diesem Guide möchten wir Ihnen helfen, sich die richtigen Fragen zu stellen und Ihr Betriebsrestaurant so erfolgreich in das digitale Zeitalter zu führen.

Bei dem Gedanken an Digitalisierung in der Gastronomie sind derzeit insbesondere die Themen Kontaktdatenerfassung, Online Buchungs- und Liefersysteme präsent. Aber Digitalisierung kann noch viel mehr! (Was Corona wirklich für einen bleibenden Eindruck in der Gastronomie hinterlassen wird, lesen Sie hier.)

Auch im Alltag vieler Gastronom:innen gibt es ein enormes Potential, Prozesse mit Hilfe digitaler Lösungen effizienter zu gestalten und dadurch zusätzliche Kapazitäten freizusetzen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Möglichkeiten zur Digitalisierung Sie haben, auf was es besonders zu achten gilt und welche Fehler Sie besser vermeiden.

Warum überhaupt digitalisieren?

Die viel bessere Frage lautet: Warum eigentlich nicht? Viele sind, was Digitalisierung angeht zunächst etwas zögerlich, getreu dem Motto „Never change a running system“. Dem wollen wir nicht widersprechen.

Allerdings hat sich in der Vergangenheit gezeigt: Fortschritt lässt sich nicht aufhalten. Und das ist etwas gutes! Denken wir zum Beispiel an die Einführung der ersten elektronischen Registrierkassen. Diese Innovation, zu ihrer Zeit bahnbrechend, gehört heute zu unser aller Alltag. Niemand würde mehr darüber diskutieren wollen, ob es sich in der Betriebsgastronomie wirklich lohnt, ein elektronisches System anstatt von Zettel und Stift einzusetzen. Ziel der Maßnahmen soll also nicht sein, Ihre bestehenden Systeme einfach über den Haufen zu werfen. Viel eher geht es darum, sie sinnvoll zu ergänzen und mit Hilfe der aktuellen Möglichkeiten Schritt für Schritt zu optimieren.

Außerdem steigen die Ansprüche an moderne Betriebsrestaurants stetig. Gerade, um zeit- und kostenintensiven Trends wie Frische und Regionalität gerecht zu werden, ist es wichtig, Ihr Küchenpersonal zu entlasten. Hier kommen digitale Prozesse ins Spiel. Die gewonnene Zeit kann direkt in die Betreuung der Gäste und die Mahlzeitenzubereitung fließen. Dadurch wird die Kundenzufriedenheit und nicht zuletzt der Umsatz gesteigert. Aber auch Ihre Mitarbeiter:innen profitieren von der Digitalisierung! Durch die zeitliche Entlastung, können Sie sich um die Aufgaben kümmern, die gerade akut anfallen und geraten nicht unnötig in Stress. Insbesondere zu Stoßzeiten kann es schnell dazu kommen, dass zwei zusätzliche helfende Hände gerne willkommen wären, aber an der Kasse gefangen sind. Moderne Self-Checkout Systeme können hier zum Beispiel Abhilfe schaffen.

Was kostet die Digitalisierung meines Betriebsrestaurants?

Diese Frage lässt sich natürlich nicht pauschal beantworten und hängt von den verschiedensten Faktoren ab. Grundsätzlich ist es wichtig zu sehen, dass die anfallenden Kosten für Digitalisierung vor allem langfristig gewinnbringende Investitionen sind. Jetzt haben Sie noch die Möglichkeit auf den rollenden Zug aufzuspringen, bevor er Vollgas gibt. Zum Beispiel können Sie schon heute den Grundstein legen, Daten zur Qualitätskontrolle oder über den Lebensmittelverbrauch zu sammeln. So haben Sie es später deutlich leichter, von deren Auswertung zu profitieren und konkurrenzfähig zu bleiben. Dabei ist wichtig zu sehen, dass Umbau nicht gleich Digitalisierung

bedeutet. Wenn allerdings ein Umbau ansteht, sollten Sie die Gelegenheit nutzen, um sowohl Küche als auch Speisesaal auch technologisch zu modernisieren. Kleinigkeiten wie Netzanschlüsse, Steckdosen oder ein gut ausgebautes W-LAN Netz sind hier der Schlüssel zum Erfolg.

Doch zurück zu den Kosten: Auf lange Sicht werden Sie mit den meisten Tools mehr Geld sparen, als Sie zu Beginn ausgeben. Viele Lösungen setzen darauf ab, Kapazitäten freizusetzen, um so langfristig den Umsatz zu steigern. Trotzdem sind besonders die Anfangsinvestitionen für viele Entscheider:innen ein relevanter Faktor. Hier einige Zahlen:

Schon für etwa 10.000 Euro können Sie zum Beispiel den Lebensmittelverbrauch Ihrer Kantine scannen. Diese Daten werden dann mit Hilfe von künstlicher Intelligenz analysiert und dadurch Essensabfälle vermieden. Noch günstiger kommen Sie beispielsweise mit einer KI-basierten Self-Checkout Kasse weg. Hier reichen schon wenige tausend Euro, um ihr Betriebsrestaurant digitaler zu gestalten. Ihre Personalplanung zu digitalisieren ist beispielsweise ein echtes Schnäppchen. Hier gibt es Angebote bereits ab 750€, sogar mit kostenlosen Testphasen.

Weitere Ideen zu digitalen Neuerungen finden Sie in unserer unten stehenden Liste.

Abschließend noch ein weiterer Punkt, auf den es sich zu achten lohnt: die monatlichen Kosten und die Leistungen, die damit abgedeckt werden. Servicepauschalen können langfristig die bessere Alternative sein, um von Softwareupdates und unkomplizierten Wartungen zu profitieren.

Welche Möglichkeiten zur Digitalisierung gibt es?

Die Möglichkeiten von der Digitalisierung Ihres Betriebsrestaurants zu profitieren, sind so vielfältig, wie die Gastronomie selbst. In unserer kleinen aber feinen Auswahl finden Sie innovative Lösungen, um in Richtung Zukunft durchzustarten.

Personalmanagement

Funktionierende Personalpläne zu erstellen ist manchmal eine Wissenschaft für sich. Das Tool von nesto kümmert sich darum, dass immer genau die Angestellten vor Ort sind, die Sie wirklich brauchen. Ganz ohne stundenlanges Grübeln über Excel-Listen.

Warenwirtschaft

Die zentrale Warenwirtschaftsplattform von Food notify verbindet Lagermanagement, Produktbestellung, Rezeptmanagement und Speisekarten. Die daraus gewonnenen Daten werden direkt für Sie aufbereitet und stehen Ihnen in Echtzeit zur Verfügung.

Kundenbindung

Um eine gute Bindung zu seinen Kunden aufzubauen, ist Feedback der wichtigste Schlüssel zum Erfolg. Mit den Terminals von SayWay ist es so einfach wie nie, dieses Feedback zu sammeln und auszuwerten.

Bezahlung & Kasse

Über 165 Millionen Stunden warten Menschen in Europa jedes Jahr, um für ihr Mittagessen zu bezahlen. Mit Hilfe von KI-basierter Essenserkennung eliminiert der visioncheckout Wartschlangen und sorgt so für zufriedenere Kunden und weniger gestresste Mitarbeiter:innen. Zusätzlich bietet das Tool eine Plattform zur Qualitätskontrolle, um die Zufriedenheit Ihrer Gäste noch weiter zu steigern.

Food Waste Reduzierung

Ein Großteil Ihrer Planung geht in die Mengenabschätzung und trotzdem bleiben hin und wieder einige Portionen übrig? Mit Tools wie Too good to go oder Delicious Data sagen

Sie Essensabfällen den Kampf an, erweitern Ihre Kunden und steigern zusätzlich Ihren Umsatz. Win-win-win!

Welche Maßnahmen sind die richtigen für mein Betriebsrestaurant?

Natürlich wäre es schön, ein allgemeines Rezept zu haben, welche Maßnahmen jeder Betrieb durchführen sollte. Wie Sie aber schon in unserer Liste an Möglichkeiten gemerkt haben: „One size fits all“ gibt es hier leider nicht.

Wir haben Ihnen einige Punkte zusammengestellt, um herauszufinden, welche Maßnahmen zu Ihnen passen.

1. Das Betriebsrestaurant ist das Herz eines Unternehmens und sollte deshalb auch dessen Werte widerspiegeln. Sie sind in Ihrer Branche Technologieführer und werben mit innovativen Lösungen? Nichts wie rein damit in Ihre Kantine! Mitarbeiter:innen werden dadurch auch außerhalb Ihres Büros zu neuen Denkanstößen inspiriert und externe Gäste können Sie so zusätzlich beeindrucken.

2. Haben Sie ein akutes Problem, das Sie auf digitalem Weg lösen möchten? Besonders der steigende Hang zu Snackification, Regionalität und Frische stellt viele Gastronomen vor Probleme wie Personalmangel oder zu wenig flexible Öffnungszeiten. Digitale Lösungen können Abhilfe schaffen.

3. Wie passen Ihr Budget und die gewünschten Maßnahmen zusammen? Viele Neuerungen, wie zum Beispiel ein modernes Self-Checkout Terminal oder ein digitales Personalmanagement, sind wahrscheinlich günstiger, als Sie zunächst annehmen würden. Vielleicht finden Sie aber auch die eine oder andere kreative Möglichkeit Ihr Budget aufzustocken. Zum Beispiel haben viele Innovationen derzeit eine enorme mediale Aufmerksamkeit, von der auch Ihr Unternehmen profitieren kann. Eine solche Platzierung lässt sich Ihre Marketingabteilung bestimmt nicht durch die Finger gehen.

Jetzt konnten Sie sich ein umfangreiches Bild von den wichtigsten Aspekten rund um die Digitalisierung Ihres Betriebsrestaurants machen. Hier finden Sie nochmals die wichtigsten Do’s & Dont’s übersichtlich zusammengefasst.

Do’s:

- Nutzen Sie den Moment. Bei Ihnen stehen Umbaumaßnahmen an? Packen Sie die Gelegenheit beim Schopf und richten Sie in diesem Zug innovative Lösungen in Ihrer Kantine ein. Die Auslastung Ihres Betriebsrestaurants wird über die Sommermonate oder zwischen den Jahren geringer sein als sonst? Viele Prozesse lassen sich schon in wenigen Wochen etablieren.

- Denken Sie Prozesse neu. Hängen Sie sich nicht an alten Strukturen auf und versuchen neue Technologien darüber zu zwängen. Seien Sie bereit für Veränderung und bleiben Sie flexibel, um das meiste aus den Innovationen heraus zu holen.

- Schaffen Sie Mehrwerte. Sinn der Digitalisierungsmaßnahmen sollte es immer sein, Prozesse effizienter zu gestalten. Verlieren Sie diesen Fokus bei der Planung nicht aus den Augen. Achten Sie darauf, einen zusätzlichen Nutzen für Sie oder Ihre Kunden zu bieten.

- Achten Sie auf versteckte Kosten. Werben die Betreiber Ihrer gewünschten Lösung mit auffällig niedrigen Einrichtungskosten? Erkundigen Sie sich, bevor Sie sich auf das Schnäppchen stürzen, unbedingt nach den Kosten für die Wartung, Serviceleistungen und Softwareupdates.

- Recherchieren Sie Förderungsmittel, die Sie bei Ihrem Projekt finanziell unterstützen können. Bis zum 30. September 2021 kann das zum Beispiel die Überbrückungshilfe III sein. Aber auch danach lohnt sich ein Antrag auf Förderung. Hier finden Sie länderspezifische Programme, die die Digitalisierung, insbesondere des Mittelstandes, unterstützen.

Don’ts

- Sich abhängen lassen. Die technologische Entwicklung schreitet mit großen Schritten voran. Versuchen Sie, up-to-date zu bleiben und den Durchblick über neue Entwicklungen zu behalten. Jetzt können Sie den Grundstein legen um zukünftig von weiteren Innovationen zu profitieren und so konkurrenzfähig zu bleiben. Nehmen wir das Beispiel Food Waste: Gewinnen und analysieren Sie jetzt die Daten, um in Zukunft Ihre Ausgaben und Kalkulationen anpassen zu können.

- Digitalisierung mit Umbau gleichsetzen. Auch ohne große Eingriffe in Ihre bestehenden Strukturen und Systeme lassen sich viele Digitalisierungsmaßnahmen umsetzen. Zwar bietet ein Umbau eine gute Gelegenheit, sich mit Neuerungen für die eigene Kantine auseinanderzusetzen, er ist aber keinesfalls notwendig.

- Ihre Mitarbeiter:innen nicht einbeziehen. Auch die beste Software läuft nur dann fehlerfrei, wenn sie richtig und zuverlässig bedient wird. Nehmen Sie sich Zeit, die Ängste und Unsicherheiten Ihrer Mitarbeiter:innen aus der Welt zu schaffen. Machen Sie deutlich, dass es sich um Maßnahmen handelt, die sie entlasten sollen und nicht für zusätzlichen Stress sorgen.

- Einzelkämpfer sein. Suchen Sie sich Lösungen, die mit möglichst vielen anderen Systemen kompatibel sind und offene, standardisierte Schnittstellen verwenden. Nur wenn Ihre Systeme gut zusammen funktionieren werden Sie langfristig mit den Programmen glücklich.

- Sich von Werbeversprechen blenden lassen. Nehmen Sie sich Zeit, die Systeme genau unter die Lupe zu nehmen. Mit welcher Verwaltungssoftware kommen Sie am besten zurecht? Welches Gerät ist am einfachsten zu bedienen und womit reduzieren Sie Ihren Aufwand wirklich langfristig und nicht nur oberflächlich?

Jetzt kann es losgehen! Buchen Sie eine Live-Demo und erfahren Sie mehr über denvisioncheckout.